accounting_dev_v2/docs/PURCHASE-RETUR-REFUND-WORKFLOW.md

Retur, Refund, Barang Pengganti, dan Debit Note

Modul pengecualian pembelian berada di Pembelian → Retur & Refund. Purchase Workflow tetap hanya menangani proses normal: PR, PO, Pembayaran Awal/DP, Penerimaan, dan Invoice Supplier.

Alur operasional

Retur barang

1. Purchasing membuat draft retur dari satu atau beberapa penerimaan milik supplier yang sama dan melampirkan bukti.
2. Pembuat draft mengajukan retur.
3. Approver menyetujui atau menolak. Approval hanya mereservasi barcode/batch; stok belum berkurang.
4. Gudang memilih Post Pengeluaran, mengisi tanggal, pengiriman, dan bukti. Pada titik ini stok, barcode, stock log, item movement, inventory ledger, jurnal terkait, dan audit trail diposting dalam satu transaksi.
5. Penyelesaian supplier dicatat sebagai barang pengganti, Debit Note, atau refund dana.

Retur UNIT wajib memilih satu barcode/serial per baris dengan qty satu. Retur QTY memilih batch/barcode dan mengisi jumlah. Sistem menolak barang yang tidak lagi berada di gudang, qty melebihi penerimaan neto, supplier campuran, atau posting ganda.

Barang pengganti

Barang pengganti hanya dapat diterima dari retur yang telah dikirim. Penerimaan dapat parsial dan berulang. Barang UNIT dibuat per barcode; barang yang membutuhkan serial masuk status pending, sedangkan barang QTY mengikuti batch yang baru. Penerimaan pengganti tidak membentuk hutang baru.

Refund supplier

1. Finance/Purchasing membuat klaim dari pembayaran, PO, retur, atau Debit Note yang masih mempunyai hak refund.
2. Klaim diajukan dan disetujui sesuai workflow Finance.
3. Dana dapat diterima beberapa kali. Setiap penerimaan wajib mempunyai akun Kas/Bank, tanggal, referensi bank, dan bukti.
4. Setelah seluruh dana diterima, Finance melakukan rekonsiliasi.

Jurnal hak refund adalah Debit Piutang Refund Supplier dan Kredit akun sumber yang dipetakan. Penerimaan dana adalah Debit Kas/Bank dan Kredit Piutang Refund Supplier. Biaya admin bank tidak dibalik otomatis.

Hak refund dikendalikan pada dua lapis: saldo setiap dokumen sumber dan plafon ekonomi per PO. Jika pembayaran sudah mempunyai dokumen pembayaran, sumber PO yang sama tidak ditampilkan kembali. Dengan demikian satu nilai pembayaran tidak dapat diklaim ulang melalui kombinasi sumber PO, pembayaran, retur, atau Debit Note.

Debit Note

Debit Note mengurangi invoice supplier tanpa menghapus invoice asli. Saat invoice masih mempunyai saldo, Debit Note mengurangi Hutang Usaha. Bagian yang melebihi saldo hutang pada invoice lunas diarahkan menjadi Piutang Refund Supplier. Pajak masukan dibalik melalui mapping akun pajak.

Retur sebelum Invoice Supplier

Retur yang telah dikirim sebelum Invoice Supplier dibuat mengurangi kuantitas yang dapat ditagihkan dan mengurangi total invoice sebesar harga PO beserta pajak baris yang diretur. Biaya tambahan PO tetap dipertahankan sampai terdapat dokumen koreksi supplier yang sah. Dengan demikian invoice berikutnya hanya mencatat barang neto tanpa mengubah histori PO atau penerimaan.

Pembatalan dan reversal

• Draft/submitted/rejected/reserved dibatalkan dengan alasan; histori tidak dihapus.
• Dokumen posted hanya dapat direversal pada periode yang masih terbuka.
• Dokumen turunan harus direversal lebih dahulu. Contoh: penerimaan refund direversal sebelum klaim/Debit Note sumber.
• Reversal membuat jurnal dan mutasi stok lawan, tidak mengubah ledger lama.

Dokumen dan pelaporan

Detail bukan JSON mentah. PDF Pengajuan Retur, Pengiriman Retur, Barang Pengganti, Refund, Penerimaan Refund, Debit Note, dan Ringkasan Penyelesaian dibuka melalui modal iframe. Laporan berikut tersedia pada Laporan Profesional:

• Laporan Retur Pembelian
• Laporan Refund Supplier
• Outstanding Refund Supplier
• Laporan Debit Note Supplier

Nomor dokumen pada laporan mengarah kembali ke detail Retur & Refund, sedangkan nomor jurnal mengarah ke detail jurnal.

Permission

• purchase_returns: can_view, can_create, can_update, can_approve, can_post, can_export
• purchase_refunds: can_view, can_create, can_update, can_approve, can_post, can_export
• supplier_debit_notes: can_view, can_create, can_post, can_export

Master Admin tetap mempunyai seluruh akses. Menu, tab, button, endpoint, detail, dan PDF sama-sama divalidasi berdasarkan permission.